Thumbnail planning maken

Een hoofd vol taken maar je weet niet waar je moet beginnen? Overzicht nodig? Of een stok achter de deur nodig om daadwerkelijk met je taken aan de slag te gaan? Mijn blog heet niet voor niets Meisje van het lijstje, als er iemand houdt van plannen en lijstjes maken – dan ben ik het wel. In dit blog deel ik graag mijn plantips met jou, zodat je stap voor stap een planning maakt waar je je wél aan houdt en wat je rust geeft in je hoofd.

Planning maken: stappenplan

Wat voor mij heel fijn werkt is het afwerken van een stappenplan. Dit klinkt misschien heel groot, maar dit is puur het bepalen van een slimme volgorde om je planning goed in elkaar te draaien:

Stap 1: maak alle taken inzichtelijk

Begin met het opschrijven van alle taken die in je hoofd zitten en waarvan je weet dat ze op je wachten om uit te gaan voeren. Dit mogen zowel kleine taakjes (zoals een reminder) als grote taken zijn (een projectplan schrijven). Probeer je hoofd zo leeg mogelijk te maken door alles op te schrijven wat je te binnenschiet.

Stap 2: bepaal prioriteit

Nu je alles wat je graag nog wilt doen in kaart hebt gebracht, werkt het fijn om de taken op volgorde van prioriteit te zetten. Wat móet je als eerste doen? Wat heeft een deadline? Welke taak is daarna aan de beurt? Wat kan wachten? Probeer zo realistisch mogelijk te zijn en schuif taken die wat minder belangrijk zijn wat verder voor je uit.

Stap 3: doe een tijdsinschatting

De volgende stap is het koppelen van een geschatte tijd aan de taken die nu op je lijstje staan. De valkuil hierbij is dat je niet realistisch (genoeg) bent en dat je teveel taken in een te kort tijdsbestek plant. Houd daarnaast ruimte voor uitloop, dit geeft rust in je hoofd. Mocht er dan iets tegenzitten of uitlopen, dan loopt de rest van je planning niet in de soep. Eerder klaar? Dan heb je uiteraard ruimte voor de rest van je taken – maar ik zou eerder een welverdiende pauze aanraden 😉

Splits taken op

Vind je het lastig om een tijdsinschatting te maken? Dan kan het helpen om taken op te splitsen. Zo worden je taken vaak concreter. Dit is dan ook het moment om de taak ‘projectplan schrijven’ op te splitsen in: ‘hoofdstuk 1 schrijven’, ‘document opmaken’, ‘spellingscheck doen’, et cetera.

Stap 4: maak je planning overzichtelijk

Als je bij deze stap bent aangekomen, is de kans groot dat je takenoverzicht er niet netter van is geworden. Je hebt waarschijnlijk een beetje zitten krassen; taken die toch wel even kunnen wachten of het aanpassen van een tijdsinschatting die toch niet zo realistisch is. Dat is juist goed! Maar om nu niet je eerdere werk verloren te laten gaan, is de laatste stap om je planning overzichtelijk te maken. Doe dit op een manier die jij fijn vindt: gebruik een planningstool, een overzicht in Word of gewoon lekker op (een nieuw) papier. Verdeel je taken over de dagen van de week of over de delen van de dag.

Check! Je bent klaar, je hebt precies inzichtelijk gemaakt wanneer je wat moet doen en kan je planning gaan afstrepen op basis van je afgeronde taken. Omdat je hebt nagedacht over de achterliggende prioriteit, gaat het heel voldaan voelen om je must-do’s één voor één af te vinken!

Bonus: plantips

Vind je het lastig om je aan je planning te houden? Of verlies je toch het overzicht? Dan kunnen mijn volgende plantips je hopelijk helpen:

  • Plan een tijdsgedeelte in waarin je allerlei losse en kleine taakjes achter elkaar gaat aftikken. Zo behoud je focus voor de grotere taken die op een ander moment op je wachten en zijn de kleine dingen alvast uit je hoofd.
  • Plan je dag niet propvol maar houd elke dag 1 – 2 uur bewust vrij.
  • Laat een gedeelte aan het einde van de week vrij. Zo creëer je altijd ruimte voor uitloop. Word je onverwachts ziek? Een middagje zonder goede concentratie? Spoedjes die tussendoor komen? Geen zorgen, jij hebt alvast tijd ingepland om dit in te gaan halen.
  • Heb jij een deadline maar ben je ook afhankelijk van input van anderen? Houd hier dan ook rekening mee in je planning. Plan wellicht reminders voor anderen in en zorg dat je zelf genoeg tijd hebt om de deadline te gaan halen.
  • Lopen dingen toch vaak anders dan je planning? Geen probleem, plan bijvoorbeeld midden in je weekplanning een kort moment om je planning te herzien. Bijsturen is prima! Zo leer je steeds van je planning en ga je dit in de toekomst steeds beter doen.
  • Probeer vooruit te kijken, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Plan tijdig je taken in, anders zou de rust van je goede planning komen te vervallen omdat je toch nog stress hebt over iets wat je vrij laat zag aankomen.
  • Ontdek welke planmethode bij jou past, misschien helpt het gebruik van een planner jou ontzettend goed.
  • En last but not least: plan je pauzes in!

Welke plantips zijn voor jou onmisbaar? Deel ze gerust in de comments, ik ben benieuwd!

Volg me op Pinterest om op de hoogte te blijven van mijn nieuwste blogs en pins.